Die Durchführung der wirtschaftlichen Tätigkeit darf erst nach Genehmigung durch den Präsidenten auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen vereinbart und begonnen werden.
Vor Projektbeginn ... 
Während der Projektdurchführung ...
Nach Abschluss des Projektes ...
Vor Projektbeginn muss ein Drittmittelkonto bei der Abteilung Finanzen und Beschaffung (FIN 5) eingerichtet werden. Dafür müssen Sie folgende Unterlagen vorlegen:
- Vordruck zur steuerlichen Beurteilung (Drittmittelfragebogen, s. Download-Bereich)
- Vertragliche oder sonstige Grundlage für die Durchführung der Arbeit (ein Mustervertrag wird Ihnen in Kürze im Download-Bereich zur Verfügung gestellt werden)
- Angebotskalkulation
Hierzu stehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung:- Marktpreis
Es sollte geprüft werden, ob ein Marktpreis existiert. Dafür sind mindestens drei Angebote von Mitbewerbern notwendig. Der Preis für das eigene Angebot soll sich am obersten externen Angebot orientieren. - Kalkulationsschema zur Abrechnung nach Vollkosten
Gibt es keinen Marktpreis, so ist vor Vertragsabschluss eine Vorkalkulation auf Vollkostenbasis durchzuführen (ein Kalkulationsschema finden Sie im Download-Bereich). In der Zwischenzeit wenden Sie sich bitte bei Fragen zur Projekt-Vorkalkulation an die Abteilung FT.
- Marktpreis
In der Musterkalkulation müssen folgende Angaben enthalten sein bzw. müssen eingetragen werden:
- Arbeitszeitanteile des zusätzlich eingestellten Personals in Personenmonaten
- Arbeitszeitanteile des festangestellten Personals in Personenmonaten
- Kalkulation der Abschreibungen von nicht bereits drittmittelfinanzierten Geräten
- Alle weiteren Sachkosten (Verbrauchsmaterial, Reisekosten und Sonstiges)
- Gewinnzuschlag von 3,08 % (mindestens)
- Mehrwertsteuer
Der Overheadsatz wird in der Musterkalkulation mit Kosten des wissenschaftlichen Personals multipliziert, um die "Vollkosten" des Projektes zu errechnen.
Der Gewinnzuschlag wird jährlich neu kalkuliert und beträgt zurzeit 3,08 %. Höhere Gewinnzuschläge sind selbstverständlich möglich.
Während der Projektdurchführung
Die Universität hat im Rahmen ihres Jahresabschlusses zu belegen, dass es bei wirtschaftlichen Projekten zu keiner Subvention durch den Landeszuschuss gekommen ist. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aus Landesmitteln finanziert werden, müssen deshalb ihre Arbeitszeit in wirtschaftlichen Projekten eindeutig erfassen. Dies ist nur durch Zeitaufschriebe möglich.
Von der Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeitanteile in Projekten, die der Trennungsrechnung unterliegen, sind folgende Mitarbeitende nicht betroffen:
- Mitarbeitende mit Finanzierungen aus Drittmitteln, Sondermitteln des Landes bzw. Bundes, Stipendien, etc.
- Mitarbeitende, die direkt durch ein betroffenes Drittmittelprojekt finanziert werden. Diese müssen keine Arbeitszeitanteile erfassen, da davon ausgegangen wird, dass sie im Rahmen ihres Vertrages nur für dieses Projekt arbeiten.
- Sekretärinnen und Sekretäre, Beschäftigte des Verwaltungs- bzw. Bibliotheksdienstes, Hilfskräfte der Lehre, Hausmeister und Hausmeisterinnen, etc. Diese Mitarbeitergruppe wird im Rahmen des Gemeinkostenzuschlags (Overhead), der Bestandteil der Kostenkalkulation ist, in der Trennungsrechnung berücksichtigt.
Die Zeitaufschriebe des landesfinanzierten Personals müssen zeitnah, korrekt und pro Arbeitstag erfolgen. Verwenden Sie hierzu bitte die Stundennachweis-Vorlagen, den Sie im Downloadcenter unter Trennungsrechnung finden. Sollten Sie gleichzeitig in einem EU-Projekt tätig sein, verwenden Sie bitte die Timesheet-Vorlage für das 7. EU-Forschungsrahmenprogramm. Für Projekte im wirtschaftlichen Bereich ist der grün hinterlegte Bereich des Formulars auszufüllen.
Die Aufzeichnungen für einen Monat senden Sie bitte bis spätestens 15. des Folgemonats an die Abt. FIN 5, z. Hd. Frau Vogl.
Zum Nachweis, dass kostendeckend gearbeitet wurde, muss jährlich und nach Abschluss des Projektes eine Nachkalkulation unter Berücksichtigung der angefallenen Kosten sowie der tatsächlich im Projekt geleisteten Stunden erstellt werden. Dabei wird dasselbe Kalkulationsschema wie bei der Antragstellung verwendet, allerdings sind die konkret im Geschäftsjahr angefallenen direkten Sach- und Personalaufwendungen und der entsprechende Gemeinkostenaufschlag relevant. Erst mit der Nachkalkulation nach Abschluss des Projektes steht das Gesamtergebnis fest. Über die Zurechnung des Gewinnzuschlags und des Gemeinkostenanteils steht die Entscheidung der Hochschulleitung noch aus.